Pomoc do systemu

1. Najczęstsze pytania

Jakie są dostępne formy płatności ?
Płatność obsługuje serwis płatności internetowych
Dostępne metody płatności ( karta kredytowa lub szybki przelew internetowy)
Ile bezpłatnych kont dla użytkowników mogę założyć?

Wszyscy użytkownicy z rodzajem konta Zgłaszajacy są bezpłatni. Uzytkownik taki posiada login i hasło do systemu. Może zgłaszać usterki, ma wgląd do historii zgłoszeń oraz może śledzić status bieżacych zgłoszeń.
Czy mogę zrezygnować z korzystania z systemu bez dodatkowych opłat?
Tak, w każdej chwili możesz zrezygnować bez żadnych opłat. Po prostu nie opłać kolejnego miesiąca.

2. Zlecenia pracy

2.1 Nowe zlecenie pracy

Aby dodać nowe zlecenie pracy kliknij work_add_icon i wybierz pozycję Zlecenie pracy lub z poziomu listy zleceń pracy kliknij

Formularz zlecenia pracy work_add_form

Opis zlecenia

Opisz ogólnie czego dotyczy zlecenie pracy. Np. wymiana wodomierzy w Budynku ALFA. Zalecamy nie wprowadzać w opisie szczegółów zlecenia np. konkretnych zadań. Do tego przeznaczona jest osobna zakładka.

Opis realizująca zlecenie

Przypisz osoby, które zajmą się obsługa zlecenia. Pracownik zostanie o tym poinformowany automatycznie za pomoca wiadomości e-mail. Zlecenie pojawi się również na jego liście Przypisane do mnie.

Termin

Jeżeli wymagany termin realizacji został ustawiony, wszystkie zlecenia z aktywnym statusem (nie zamknięte), które przekroczyły tą datę pojawią się na liście Przekroczony termin.

Planowana data prac

Data planowanego wykonania zlecenia przypiasnego do Ciebie lub innego pracownika. Wybierz datę lub kliknij Planuj w kalendarzu aby miec podgląd innych zaplanowanych zadań. Zlecenia z planowaną datą realizacji pojawią się na liście Planowane.

Typ zlecenia

Konto kosztowe

Ustawiając konto kosztowe wiążesz zlecenie z konkretnym podmiotem. W zależności od specyfiki Twojego biznesu to może być Klient, Dział w firmie. Dzieki temu możesz wygenerowac raport dla konta kosztowego. Np. ile konkretny najmeca wygenerował zleceń pracy, na jaką kwote?

Dostawca serwisu

Dostawca serwisu to kontrahent, który zajmie się realizacją zlecenia pracy.

Środek trwały/Lokalizacja

Wybierz lokalizację lub środek trwały którego dotyczy zlecenie. Osoba realizująca będzie miała szczegółową informację gdzie wystąpiła usterka i jakiego środka trwałego dotyczy.
Kliknij Przejdź do szczegółów aby uzyskac szczegółowe informacje o środku trwałym lub wprowadzić np. odczyt wodomierza

2.2 Zlecenie pracy > Szczegóły

Wprowadzone do systemu zlecenie pracy posiada dodatkowe zakładki grupujące informacje dotyczące obsługi zlecenia. Dane podstawowe, wypełnione podczas tworzenia zlecenia znajdują sie w zakladce Szczegóły. Dane można edutować do czasu zamknięcia zgłoszenia work_status_closed

Widok wprowadzonego zlecenia pracy

work_form_tabs

2.3 Zlecenie pracy > Prace

Zakładka z listą prac do wykonania lub już wykonancyh w ramach zlecenia pracy.

Kliknij aby oznaczyc zadanie jako wykonane.
Rozwiń rekord, dostępne są informacje kto i kiedy wykonał pracę

Widok prac i zadań w zleceniu pracy

work_tasks

2.4 Zlecenie pracy > Części

Zakładka w której znajduje się lista części użytych przy realizacji zlecenia. Dodając część system podpowiada w pierwszej kolejności dedykowane części dla środka trwałgo, którego dotyczy zlecenie.

Zaznacz opcję Oznacz jako koszt- część zostanie uwzględniona w zakładce Koszty.
Dodanie części powoduje zmianę stanu magazynowego w module Magazyn części. Dzięki temu, zawsze wiesz jaki jest aktualny stan magazynu

Widok dodawania części do zlecenia pracy

work_parts

2.5 Zlecenie pracy > Koszty

2.6 Zlecenie pracy > Załączniki

2.7 Filtrowanie zleceń pracy

W bocznym menu aplikacji znajdują się predefiniowane filtry zleceń pracy. Kliknij, aby wyświetliła się odpowiednia lista.

work_search_menu

Wszystkie aktywne

Zlecenia pracy oraz zgłoszenia użytkowników z aktywnym statusem (wszystkie statusy oprócz Zamknietę).

Nowe zgłoszenia

Zgłoszenia użytkowników, które mają status Zgłoszone. Zgoszenie można odrzucić lub zaakceptować. W przypadku akceptacji zostaje ustawiony status Otwarte

Przypisane do mnie

Zlecenia w których zostałes przypisany jako osoba realizująca i posiadają aktywny status.

Przekroczony termin

Dla każdego zlecenia można ustawić wymagany termin realizacji. Jezeli zostanie on przekroczony, zlecenie pojawi sie na liście.

Planowane

Zlecnenia z ustawionym planowanym terminem realizacji wyswietlone zostaną w formie listy lub kalendarz planowanych prac.

Screen 2.3.1 Lista zleceń pracy z ustawionym filtrem Przypisane do mnie

work_search_list

Kliknij Pokaż filtry (Screen 2.3.1) aby otworzyć panel z filtrami szczegółowymi
Użyj szybkiego wyszukiwanie jeżeli znasz numer zlecenia, nazwisko lub e-mail zgłoszającego lub część opisu zlecenia.
Aby usunąc filtr z paska zastosowaych filtrów, po prostu kliknij na niego. Lista automatycznie sie odświeży.

Screen 2.3.2 Panle filtrów szczegółowych

work_search_list

2.8 Statusy zleceń pracy

Status	Co oznacza, kiedy ustawić status?
	Status otrzymuje zlecenie po wprowadzeniu do systemu lub zaakceptowaniu zgłoszenia usterki/incydentu przez użytkownika.
	Status oznacza, że zlecenie jest aktualnie realizowane a prace nie zostały jeszcze zakończone.
	Status otrzymuje zlecenie, którego realizacja została wstrzymana. Np. technik oczekuje na zamówione części
	Ustaw status kiedy zlecenie pracy jest zrealizowane. Nie będzie ono sie juz pojawiało na listach zleceń pracy. Można je wyszukać wybierając filtr statusu `zamknięte`

Akceptacja nowego zgłoszenia użytkownika, ustawia status na
Po zmianie statusu , system informuje osobę, która wprowadziła zgłoszenie do systemu(Zgłaszający) lub podała adres e-mail w formularzu zgłoszeń za pomocą kodu QR

3. Zgłaszanie usterek w lokalizacjach

System umozliwia zgłaszanie usterek, indydentów w lokalizacjach na dwa sposoby

Anonimowo - poprzez zeskanowanie kodu QR
Poprzez zalogowanie sie do systemu na swoje darmowe konto typu Zgłaszający

3.1 Zgłoszenia anonimowe

Każdy środek trwały, lokalizacja (pokój, piętro itp) posiada w systemie swój kod QR oraz flagę określającą czy jest możliwe publiczne, anonimowe zgłaszanie.

Wydrukuj z systemu naklejkę z kodem qr
Naklej ją w widocznym miejscu np. przy wejściu do pokoju lub na konkretnym środku trwałym

Screen 3.1.1 Przykładowy kod QR

Zeskanuj kod QR telefonem dowolnym skanerem kodów QR a na ekranie pojawi się formularz zgłoszeniowy z konkretną lokalizacją lub środkiem trwałym.

Screen 3.1.2 Formularz zgłoszenia anonimowego

3.2 Zgłoszenia w systemie

Darmowi użytkownicy z typem konta Zgłaszający mają możliwość zalogowania się do systemu i zgłaszania usterek i incydentów (np. rozlana woda na korytarzu, brak mydła w WC). Z bocznego menu należy wybrać Dodaj nowe zgłoszenie oraz wypełnic formularz zgłoszenia.

Wprowadź opis problemu
Wybranie konkretnego środka trwałego lub miejsca wystapienia problemu znacząco przyspieszy obsługę zgłoszenia

Screen 3.2.1 Formularz zgłoszenia

4. Zlecenia cykliczne

Zlecenia cykliczne to najprostszy sposób na obsługę regularnie powtarzjących sie prac. Zdefiniuj zlecenie i zapomnij o pilnowaniu terminów. System automatycznie wygeneruje zlecenie pracy.

Odczyty urzadzeń pomiarowych np. wodomierzy, liczników energii
Inspekcje obiektu
Przeglądy okresowe
Okresowa legalizacja urządzeń pomiarowych

4.1 Nowe zlecenie cykliczne

Aby dodać nowe cykliczne zlecenie pracy kliknij work_add_icon i wybierz pozycję Zlecenie cykliczne lub z poziomu listy zleceń cyklicznych kliknij

Formularz zlecenia pracy schedule_work_add_form

Jak często

informacja w jakich odstępach czasowych system automatycznie utworzy zlecenie pracy

Dziennie - zlecenie wygeneruje się co określoną liczbę dni
Tygodniowo - zlecenie wygeneruje się co określoną liczbę tygodni w określone dni
Miesięcznie - zlecenie wygeneruje się co określoną liczbę miesięcy we wskazanym dniu miesiąca
Rocznie - zlecenie wygeneruje się co określoną liczbę lat we wskazanmy miesiącu i dniu

Środek trwały / lokalizacja

Dodaj środki trwałe lub lokalizacje.Przykładowo, liczniki energii w Budynku ALFA, dla których mają odbyć się cykliczne odczyty.

Prace

Z każdym zleceniem pracy związane są pewne czynności, które należy wykonać. Dodaj je aby automatycznie zostały wprowadzone do wygenerownych zleceń pracy

work_tasks

Lista kontrolna

Dodaj pytania do listy kontrolnej, która zostanie dołączona do wygenerowanego zlecenia pracy.

work_checklist

5. Środki trwałe

5.1 Nowy środek trwały

Aby dodać nowy środek trwały work_add_icon i wybierz pozycję Środek trwały lub z poziomu listy zleceń pracy kliknij

Formularz dodawania środka trwałego work_add_form

Nazwa

Nazwa środka trwałego np. Klimatyzator Samsung.

Model

Model to numer określający grupę takich samych środków trwałych. Nadaje go producent. Części zamienne wprowadzone w magazynie i przypisane do modelu bedą się automatycznie podpowiadały dla środka trwałego. Nie będziesz musiał zastanawiac się jaki filtr, toner itp zamówić w przypadku awarii lub konserwacji.

Znajduje się w

Informacja gdzie fizycznie znajduje się środek trwały. Dzięki tej informacji w przypadku złgoszenia awarii dokładnie wiesz gdzie ona wystapiła. Strukturę swoich lokalizacji i środków trwałych możesz wyświetlic w wygodnej formie drzewa.

Numer seryjny

Kod nadawany przez producenta w celu identyfikacji miejsca i czasu wyprodukowania, ustalenia legalności jego pochodzenia.

Rodzaj środka trwałego

Pozwala pogrupować urzadzenia do celów raportowych i filtrowania wyników wyszukiwania.

Zezwól na publiczne zgłaszanie usterki przez skanowanie kodu QR

Zaznacz aby umożlwić anonimowym uzytkownikom zgłaszanie awarii za pomocą skanowania kodu QR asset_readings

Opiekun środka trwałego

Osoba do której przypisany jest środek trwały.

Producent

Producent urzadzenia. Pole do celów raportowych i filtrowania wyników wyszukiwania.

Dostawca

Firma (kontrahent) od której został zakupiony sprzęt. Zarzadzanie kontrahentami dostępne jest w module Kontrahenci

Data instalacji

Data instalacji urządzenia

Data zakończenia okresu gwarancji

Termin kiedy wygasa gwarancja.

Cena początkowa

Cena za jaką sprzęt został zakupiony

5.2 Środki trwałe > Odczyty

Zakładka w której ewidencjonowane są odczyty pomiarowe. Przykładowo w budynku można cyklicznie wprowadzać odczyty liczników energii oraz wodomierzy.

Widok listy odczytów

asset_readings

5.3 Środki trwałe > Części zamienne

Części zamienne dedykowane dla środka trwałego.

Na liście będą widoczne części zamienne dodane automatycznie jeżeli skojarzone zostały z urządzeniem w magazynie częsci poprzez model i producenta.
Dodaj dedykowaną część tylko dla aktualnie edytowanego środka trwałego naciskając
Realizując zlecenie pracy części zostaną automatycznie zaproponowane jako odpowiednie dla konkretnego urządzenia

Widok listy odczytów

asset_readings

5.4 Środki trwałe > Zlecenia pracy

Lista zleceń pracy i zgłoszeń które dotyczyły środka trwałego.

asset_works

6. Lokalizacje i budynki

Zbudowanie struktury lokalizacyjnej odzwierciedlającej rzeczywisty obiekt (np. budynek) to podstawowy warunek efektywnej pracy z systemem QRmaint.

Wszystkie środki trwałe mają przypisaną fizyczną lokalizację - zawsze wiesz gdzie znajduje się urządzenie lub usterka do usunięcia
Zgłoszenie awarii lub incydentów poprzez kod QR umieszczony w lokalizacji jednoznacznie określa miejsce usterki
System uprawnień dla personelu oparty na lokalizacji głównej

Budynek ALFA oraz Budynek BETA to lokalizacje główne, do których administrator systemu może przypisać dostęp użytkownikowi (np. technikowi ) . Technik będzie miał dostęp tylko do przydzielonej lokalizacji np. Budynek ALFA

screen 6.1.1 Przykładowna struktura lokalizacyjna

6.2 Nowa lokalizacja

Aby dodać nową lokalizację lub budynek naciśnij work_add_icon i wybierz pozycję Lokalizacja lub budynek lub z poziomu listy lokalizacji

Formularz dodawania środka trwałego work_add_form

Nazwa

Nazwa środka trwałego np. Klimatyzator Samsung.

Model

Znajduje się w

Numer seryjny

Kod nadawany przez producenta w celu identyfikacji miejsca i czasu wyprodukowania, ustalenia legalności jego pochodzenia.

Rodzaj środka trwałego

Pozwala pogrupować urzadzenia do celów raportowych i filtrowania wyników wyszukiwania.

Zezwól na publiczne zgłaszanie usterki przez skanowanie kodu QR

Zaznacz aby umożlwić anonimowym uzytkownikom zgłaszanie awarii za pomocą skanowania kodu QR asset_readings

Opiekun środka trwałego

Osoba do której przypisany jest środek trwały.

Producent

Producent urzadzenia. Pole do celów raportowych i filtrowania wyników wyszukiwania.

Dostawca

Firma (kontrahent) od której został zakupiony sprzęt. Zarzadzanie kontrahentami dostępne jest w module Kontrahenci

Data instalacji

Data instalacji urządzenia

Data zakończenia okresu gwarancji

Termin kiedy wygasa gwarancja.

Cena początkowa

Cena za jaką sprzęt został zakupiony

7. Magazyn części

8. Kontrahenci

9. Ustawienia

9.1 System > Ustawienia formularzy

Wszystkie formularze mają włączone domyślne pola, najczęściej wybierane przez klientów. Możesz dostosować je według własnych potrzeb.

Wybierz Ustawienia > System i przejdź do zakładki Ustawienia formularzy
Ustaw aby pole było widoczne na formularzu
Ustaw aby ukryc pole na formularzu

Screen 9.1.1 Dostosowanie formularza system_form_settings

Screen 9.1.2 Widok zlecenia pracy po zastosowaniu powyższych ustawień work_form_short

Jak widać na screenie 9.1.2 formularz zlecenia pracy może być mocno uproszczony. Od klienta zależy, które pola są dla niego istotne. Poniżej znajduje się zlecenie pracy przed zastosowaniem zmian w formularzu.

9.2 System > Słowniki

Wszystkie listy w formularzach np. Rodzaj środka trwałego, Rodzaj zlecenia, Zbiór odpowiedzi list kontrolnych to tzw. słowniki. Zawierają predefiniowane pozycje które możesz edytować, usuwać, dodawać nowe.

Wybierz Ustawienia > System i przejdź do zakładki Słowniki
Aby edytować, dodać lub usunąc wybierz pozycję w słowniku a następnie naciśnij jeden z przycisków lub kliknij prawym przyciskiem myszy aby uzyskać menu kontekstowe
Aby z poziomu formularza (np. zlecenia pracy) w szybki sposób dodać pozycję nacisnij znak znajdujący się przy liście

Screen 9.2.1 Widok słowników dictionary_form

Screen 9.2.2 Słownik w formularzu środka trwałego asset_form_dictionary_show